Caso real Grupo HLA: el menú de 10 días

En este artículo compartimos un excelente ejemplo de «ingeniería de menús» que ya está funcionando en los hospitales del Grupo HLA. Conocerás las motivaciones, los retos, los resultados y otros detalles de esta contra-intuitiva medida que ha sido un éxito: 

Una aparente reducción en la oferta, 

que se transforma en una amplia mejora 

para los objetivos de pacientes, usuarios y del hospital

Todo parte de la inquietud e iniciativa de Rocío Bueno, la Coordinadora de Nutrición del Grupo HLA, que se plantea poner en marcha un menú con una rotación rompedora: 10 días en lugar de 2 semanas. 

Casi todos tenéis rotaciones «en semanas». En algunos centros tenéis 1 semana, mayoritariamente 2, algunas excepciones más de 2 y en larga estancia se lleva frecuentemente a 4 o 5 semanas. Pero en mis +200 entrevistas con hospitales de estos últimos años, nunca vi rotaciones que no fuesen múltiplos de 7 (a excepción de contados casos de menú de elección con rotación de 1 día).

A continuación te relato la secuencia de motivos que impulsaron a Rocío a proponer, diseñar, pelear, pilotar y finalmente triunfar y extender por el grupo esta «revolución». Aprovecho la secuencia para comentar los resultados:

Complejidad del Servicio de Alimentación

Uno de los beneficios inmediatos y evidentes era reducir la complejidad. Eliminando 4 días de 14, reduces la complejidad casi un 30% de golpe. Desaparecen 4 días de menús diferentes para cada ingesta. Reduces el número de platos, el número de materias primas, el número de fichas técnicas, de pruebas, de muestras, etc. etc.

Este era un objetivo inherente a la puesta en marcha del menú de 10 días y por supuesto se cumplió. En cuanto se implantó el menú, se redujo la complejidad de casi todo un 30%, siguiendo con un menú superior a la estancia media hospitalaria.

Compras

El menú de 10 días impacta en las compras de dos formas importante.

• SIMPLIFICA el proceso de golpe en cuanto que, como dijimos, se reduce la complejidad casi un 30%. Menos referencias, menos proveedores, más concentración…
• COMPLICA tremendamente los pedidos, o eso parece a primera vista. Muchas veces los pedidos están asociados a plantillas y se repiten con una cadencia semanal. Existe una plantilla de lo que se debe pedir el lunes de la semana 1, el jueves de la semana 2… Pero con el menú de 10 días esa rutina se desmorona. Sin embargo, el cambio no es tan importante en cuanto que los pedidos son parecidos a los de rotaciones semanales aunque no coincidan siempre en los mismos días y, sobre todo, al tener el proceso muy digitalizado con Coquus, el programa es capaz de ofrecerte una previsión de lo que vas a necesitar en la ventana de días para los que necesitas hacer el pedido.

Confieso que mi primera impresión al escuchar la historia del «menú de 10 días» fue echarme las manos a la cabeza y pensar… «menudo lío con las compras!». Sin embargo y para mi sorpresa, en las múltiples conversaciones con el equipo de HLA sobre el «menú de 10 días», las compras era un proceso que no tenía demasiado protagonismo… señal de que el problema era más un fantasma que una realidad!

Gestión de Personal

Y resulta que aquí estaba unos de los beneficios clave buscados… en un área nada evidente!!

Sin entrar en detalles, existía la voluntad de promover el desarrollo homogéneo de las habilidades de los cocineros así como equilibrar el nivel de elaboración de los platos entre los diferentes turnos (comidas vs cenas o días laborales vs findes). Pero múltiples fuerzas presentes en todas las organizaciones empujaban determinados tipos de platos a determinados tipos de turnos… que cualquier rotación semanal condenaba a la repetición.

De repente, el nuevo «menú de 10 días» desató una rotación no semanal que fuerza a que todos los platos pasen por todos los días de la semana y a que todos los cocineros tengan que saber elaborar todos los platos. 

No fue tan «de repente» porque era un objetivo deliberado del proyecto que también se cumplió inevitablemente. Ahora las habilidades de los cocineros y el nivel de sofisticación de los platos se ha nivelado… hacia arriba, porque todos tienen que saber elaborar todos los platos, lo que incluye también los más sofisticados!!

Satisfacción del paciente y del trabajador del centro

Fruto del gran impacto en el desarrollo de las habilidades de los cocineros así como la mayor atención prestada a un surtido más reducido de platos, se produce un aumento de la calidad sobre el estándar, ya alto, que venía ofreciendo HLA. Y esto se refleja en los indicadores de satisfacción del paciente.

Además, la rotación de 10 días consigue que no se repita el mismo plato cada día de la semana, de modo que el personal del centro, ese al que le toca comer o cenar todos los lunes, ya no tiene siempre el plato A o un día el plato A y el siguiente el plato B… sino que cada lunes se encuentra con un plato diferente… durante meses!! Mejor satisfacción también para el personal interno.

En resumen, muchos beneficios para esta iniciativa valiente y pionera, surgida del carácter innovador del equipo HLA, de la cultura de excelencia que les empuja permanentemente a dar una vuelta más de tuerca y de la valentía y persistencia para persuadir a toda una organización para que adopte un cambio tan radical! Podéis estar seguros que la reacción de la mayoría de los afectados fue la misma que la tuya: «menudo lío!! mejor deja todo como está, como hace todo el mundo…»

Enhorabuena para Grupo HLA por seguir mejorando la nutrición de sus pacientes, por inspirarnos con esa cultura de excelencia, peleando siempre por mejorar un poquito más, y por la generosidad a la hora de compartir estas buenas prácticas con todos nosotros!!